A comprovação de entrega é um dos pontos mais críticos na gestão de operações logísticas. Ela atesta que o serviço foi realizado e que as mercadorias chegaram ao seu destino conforme o combinado. A legislação brasileira, através do Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ) do Ministério da Fazenda, regulamenta a comprovação de entrega através de documentos fiscais.
De acordo com o Convênio/SINIEF 6/89, há dois tipos de documentos de transporte que podem servir como comprovação de entrega: a 2ª via do conhecimento de transporte ou o canhoto da nota fiscal, assinados e datados pelo destinatário da carga, ou por quem recebeu em seu lugar. Sem um desses documentos, a transportadora pode enfrentar problemas graves, como disputas com clientes e até complicações judiciais.
Imagine o cenário: o cliente alega que não recebeu a mercadoria e você não tem como provar o contrário. A falta de uma comprovação pode comprometer o processo administrativo e gerar prejuízos financeiros. Mas, como podemos evitar esse tipo de situação?
Então, o que é a comprovação de entrega?
A comprovação de entrega é o documento que certifica que o cliente recebeu o que foi solicitado. Tradicionalmente, no Brasil, ela é feita através da assinatura e datação de dois documentos principais:
- 2ª via do conhecimento de transporte, que deve ser assinada pelo destinatário da carga.
- Canhoto da nota fiscal, também assinado e datado pelo responsável pelo recebimento.
Ambos os documentos precisam ser armazenados por pelo menos cinco anos para consultas fiscais e legais, o que, no mundo analógico, gera uma série de complicações operacionais.
Entretanto, existem outras razões importantes para garantir um arquivamento eficiente desses documentos. É comum que clientes solicitem à transportadora a comprovação da entrega, e nesses casos, é essencial que a documentação seja apresentada com agilidade. Isso destaca a importância de manter um controle adequado.
Desafios no armazenamento físico de comprovantes de entrega e como a Matrixcargo soluciona
Guardar comprovantes físicos pode ser desafiador e gerar altos custos de armazenamento. Além disso, no ambiente físico, o risco de perda por extravios, danos, rasuras e até incêndios é significativamente maior. Por isso, a Matrixcargo trouxe a transformação digital como solução para esses desafios.
Com o Comprova Matrix, você não apenas elimina o uso de papel e a necessidade de espaço físico, como também ganha agilidade e segurança no controle dos documentos. A análise automática dos comprovantes de entrega transforma o processo, permitindo que sua equipe tenha feedback instantâneo às informações de entrega e garante que todos os registros estejam seguros e protegidos.
Destaque Financeiro: Agilidade no Faturamento, Redução de Custos e Mais Eficiência
Ter acesso instantâneo à confirmação de entrega é um grande diferencial financeiro, pois agiliza o processo de faturamento e evita atrasos nos pagamentos. Em um processo manual mapeado, a emissão de fatura levava cerca de 58 horas, enquanto com o Comprova Matrix, esse tempo foi reduzido para apenas 2 horas, já que a comprovação automática é instantânea. Isso significa um ganho de mais de 2 dias no fluxo de caixa e uma operação mais eficiente e lucrativa.
Além disso, a redução de custo com o Comprova Matrix pode superar 80%, se compararmos com a análise manual feita por um analista dedicado exclusivamente a essa tarefa. Um profissional consegue, em média, dar baixa em algo entre 50 a 90 comprovantes por dia, considerando também o tempo necessário para processar no sistema. Já com o Comprova Matrix, o processo é imediato e ocorre de maneira automatizada, podendo ser realizado 24 horas por dia, sem restrições de horário.
Dessa forma, o investimento em tecnologia reduz significativamente o custo com mão de obra operacional e permite que esses recursos humanos sejam direcionados para atividades mais estratégicas, como a análise de exceções e atendimento ao cliente. Isso melhora a produtividade geral, eleva o nível de serviço e gera maior valor para a empresa.
A comprovação digital e automatizada já é realidade
O Comprova Matrix transformou o processo de gestão de comprovantes com a análise automática. Nossa solução digitaliza a confirmação de entrega e, através de um robô, analisa o documento e faz a aprovação de forma automatizada, permitindo que toda a operação seja realizada de maneira mais ágil, segura e eficiente. Com o nosso sistema, você pode:
- Digitalizar a captura e armazenamento das assinaturas e informações de recebimento de forma eletrônica, eliminando o uso de papel e a necessidade de arquivamento físico.
- Automatizar o processo de análise de documentos, trazendo segurança e agilidade nos processos de comprovação.
- Ter acesso instantâneo à confirmação de entrega, agilizando o processo de faturamento e evitando atrasos nos pagamentos.
- Reduzir o risco de erros e fraudes, garantindo que o documento seja armazenado de forma segura e inviolável.
- Facilitar a auditoria e fiscalização, com um sistema que mantém todos os registros de análises e comprovantes organizados e acessíveis digitalmente.
Benefícios da digitalização com o Comprova Matrix
Além da facilidade operacional, a transformação digital com o Comprova Matrix traz uma série de vantagens adicionais para sua operação:
- Economia de custos: Ao eliminar o papel e o espaço físico para armazenamento, você economiza com materiais e infraestrutura.
- Preservação do meio ambiente: A consequência direta da preservação de papel é a preservação de árvores, colaborando com estratégias ESG.
- Segurança: Documentos digitais são menos suscetíveis a perdas, rasuras ou danos, como incêndios e vazamentos.
- Agilidade nas respostas: Com acesso rápido aos comprovantes de entrega, sua equipe poderá responder prontamente a qualquer solicitação de clientes ou auditorias fiscais.
- Integração completa: O Comprova Matrix integra-se com outras soluções da Matrixcargo, como o monitor de viagens, oferecendo uma visão unificada de toda a operação.
Conclusão
A comprovação de entrega é um elemento fundamental para qualquer operação de transporte que deseja garantir a integridade e a eficiência de suas operações. Com o Comprova Matrix, sua empresa pode digitalizar, automatizar e transformar esse processo, trazendo mais agilidade, segurança e economia para a sua logística.Não perca tempo com processos manuais e complicações que podem ser facilmente resolvidas com a tecnologia certa. Venha para o Mundo Matrix e descubra como o Comprova Matrix pode revolucionar sua operação logística!
